nl

Ondertekening offerte maakt geen daad van dagelijks bestuur uit binnen een NV

Publicatiedatum: 20/01/17
Ondertekening offerte maakt geen daad van dagelijks bestuur uit binnen een NV

Het ondertekenen van offertes in het kader van de Wetgeving Overheidsopdrachten door gedelegeerd bestuurders binnen een NV komt helaas nog al te vaak voor. Echter, de geheel eigen invulling die de Raad van State geeft aan het begrip 'dagelijks bestuur' maakt dat een gedelegeerd bestuurder haast nooit over de vereiste bevoegdheid beschikt om een offerte geldig te ondertekenen.

De ondertekening van een offerte is binnen de Wetgeving Overheidsopdrachten een substantiële vormvereiste. Is zij niet correct gebeurd, dan leidt dit onverkort tot de nietigheid van de offerte. Deze onregelmatigheid kan na indiening van de offerte niet meer rechtgezet worden.

Waar binnen het vennootschapsrecht een zeer ruime invulling wordt gegeven aan het begrip 'daad van dagelijks bestuur' heeft de Raad van State in het princiepsarrest VIABUILD van 06.08.2015 (nr. 232.024) hieraan een geheel eigen en zeer beperkende invulling gegeven.

In voornoemd arrest bevestigt de Raad eerst dat een gedelegeerd bestuur op grond van de statuten van de NV deze NV op geldige wijze kan vertegenwoordigen, dit weliswaar afzonderlijk en louter in het kader van het dagelijks bestuur. Echter, het indienen van een offerte maakt volgens de Raad van State daarentegen geen daad van dagelijks bestuur uit. Hetgeen impliceert dat een gedelegeerd bestuurder niet op rechtsgeldige wijze een offerte kan ondertekenen.

De Raad van State gaat in haar beoordeling zelfs nog verder door te stellen dat zelfs wanneer in de statuten van de NV of in het benoemingsbesluit expliciet de bevoegdheid toegekend wordt aan de gedelegeerd bestuurder om offertes te ondertekenen in het kader van het 'dagelijks bestuur', de ingediende offerte nog steeds nietig blijft. De Raad oordeelt dat een dergelijke bepaling niet op rechtsgeldige en tegenwerpelijke wijze het begrip 'dagelijks bestuur' kan uitbreiden.

De Raad van State geeft op deze manier wel een hele beperkende invulling aan het begrip 'dagelijks bestuur'.

Op welke wijze kan een NV dan wel een geldig ondertekende offerte indienen? Wel, dit kan op twee manieren. Een eerste manier betreft de ondertekening door de organiek vertegenwoordiger van de NV of beter bekend als de raad van bestuur. Veelal voorzien de statuten van de NV in de wijze waarop de vennootschap 'extern' kan vertegenwoordigd worden, hetzij door ondertekening van alle bestuurders, hetzij via ondertekening door één of meerdere bestuurders. Belangrijk is hierbij om te handelen conform de bepalingen van de statuten.

Een tweede manier om een geldig ondertekende offerte in te dienen betreft via een bijzonder machtiging. De raad van bestuur van de NV kan aan eenieder: gedelegeerd bestuur, één bestuurder, meerdere bestuurders, een werknemer/bediende, een derde, … een bijzondere volmacht verlenen om de vennootschap geldig te vertegenwoordigen bij de ondertekening van een offerte. Vereist is wel dat deze bijzondere machtiging voorafgaandelijk aan de ondertekening van de offerte werd verleend. Belangrijk is ook dat de gedelegeerd bestuurder die naast diens taak van dagelijks bestuur ook over een bijzondere volmacht beschikt om offertes in te ondertekenen, deze offertes ondertekend als 'bijzonder volmachthouder' en niet als gedelegeerd bestuurder.

Alleszins is het aan te raden om de nodige stavingsstukken te voegen bij indiening van de offerte zoals o.a. statuten, benoemingsbesluiten, bijzondere volmachten, … dit om discussies te vermijden.

Besluit

De Raad van State heeft NV's verplicht om hun corporate governance strikt op te volgen, te respecteren en uit te tekenen. Immers, voortaan kunnen gedelegeerd bestuurders in deze hoedanigheid en binnen hun taak van dagelijks bestuur niet meer op geldige wijze een offerte ondertekenen in het kader van de Wetgeving Overheidsopdrachten. Om te vermijden is het sterk aan te raden dat de raad van bestuur de nodige bijzondere volmachten verleend. Bij gebreke hieraan zal de ondertekening van de offerte dienen te geschieden door de voltallige raad van bestuur of desgevallend op de wijze bepaald in de statuten.

Rechtsdomeinen

Met cookies werkt deze website vlot en kunnen we u inhoud op maat tonen. Als u verder surft of op "Ja, ik accepteer cookies" klikt, dan aanvaardt u deze cookies. Meer informatie