nl

Aandachtspunten voor de syndicus bij het opstellen van de notulen

Publicatiedatum: 09/06/15

Inherent aan de jaarlijkse notulen van de algemene vergadering, en de eventuele tussentijdse notulen ingevolge bijzondere algemene vergaderingen, is dat zij diverse beslissingen bevatten die bindend zijn voor de mede-eigenaren. Het is dan ook belangrijk dat deze notulen niet enkel intern juist kunnen worden geïnterpreteerd, maar ook extern voor weinig betwisting vatbaar zijn. De gewenste duidelijkheid, met het doel betwistingen te vermijden, begint bij de syndicus als opsteller van deze notulen. Hier volgen enkele aandachtspunten.

1 Wettelijke verplichtingen

De wet schrijft voor dat de syndicus in de notulen dient te vermelden welke beslissingen werden genomen en met welke meerderheden, en desgevallend de naam van de mede-eigenaren die zich onthouden hebben of die tegen hebben gestemd.

Tevens wordt wettelijk bepaald dat de notulen aan het einde van de vergadering, na lezing moeten worden ondertekend door de op dat ogenblik aanwezige mede-eigenaren, de voorzitter en de secretaris.

2 Interpretatie en praktijktips

2.1

Om in notulen te kunnen nagaan welke beslissingen werden genomen, dient de tekst van de agendapunten uit de uitnodiging integraal te worden opgenomen, met telkens een gedetailleerde weergave van het resultaat van de stemming per agendapunt.

De syndicus doet er goed aan eventuele informatie die hij heeft bekomen over een bepaald agendapunt, tevens te vermelden. Indien het agendapunt bijvoorbeeld de vraag betreft of de mede-eigenaren de aannemer willen aansprakelijk stellen, verdient het aanbeveling dat de syndicus eventuele technische of juridische adviezen waarover hij beschikt ook kort even toelicht in de notulen.

Het is niet verplicht maar soms wel aan te raden om naast het resultaat van de stemming, ook de redenen weer te geven op basis waarvan de mede-eigenaren tot hun beslissing zijn gekomen. Dit geldt vooral bij hevige discussies, bij beslissingen met een grote financiële impact of indien een mede-eigenaar hierom verzoekt. De duidelijkheid van de intenties kan achteraf belangrijk zijn bij eventuele interpretatie en/of betwisting.

2.2

Zoals vermeld dient niet enkel het resultaat van de stemming per agendapunt te worden genoteerd, maar dienen ook de behaalde meerderheden te worden vermeld, en eventuele onthoudingen of tegenstemmen.

Dit is op zich eenvoudig, maar verdient toch de nodige aandacht. Om nadien een derde de mogelijkheid te geven zonder veel moeite na te gaan of een bepaald agendapunt terecht werd aangenomen, dient de syndicus bij aanvang van de vergadering zowel de aanwezigheden als de volmachten stipt te controleren en te noteren, ondertekend door de aanwezige mede-eigenaar, met vermelding van de aandelen waarover de bewuste mede-eigenaar (die vergadering) beschikt. Op dat ogenblik dient hij ook te noteren of het aanwezigheidsquorum bereikt werd.

Bij de uiteindelijke beslissing dient de syndicus dan te vermelden of deze unaniem werd genomen, of werd genomen met onthouding of tegenstem. Bij onthouding of tegenstem, dient dan de volledige naam te worden genoteerd, maar best ook de vermelding van de aandelen. Zeker bij volmachten is alle discussie dan uitgesloten over de behaalde meerderheden.

2.3

De notulen dienen tot slot op het einde van de vergadering te worden ondertekend door de op dat ogenblik aanwezige mede-eigenaren.

Hebben intussen enkele mede-eigenaren de vergadering verlaten, heeft dit geen gevolgen naar de geldigheid van de vergadering of de notulen toe. Het aanwezigheidsquorum wordt immers beoordeeld aan het begin van de vergadering. De syndicus noteert wel best op welk concreet tijdstip een mede-eigenaar de vergadering heeft verlaten, en welk agendapunt toen ter stemming voorlag, om nadien de behaalde meerderheden op de juiste wijze te kunnen berekenen.

2.4

Algemene vergaderingen kunnen wel eens langer duren dan nodig. Om tijdens de vergadering geen bijkomende tijd te verliezen met de redactie van de notulen, worden deze best op voorhand maximaal voorbereid met vermelding van de plaats van de vergadering, met opname van een blanco lijst van alle mede-eigenaren met vermelding van hun aandelen, met opname van de agendapunten en eventuele toelichtingen vanwege de syndicus.

Deze notulen kunnen dan tijdens de algemene vergadering elektronisch worden vervolledigd met het begin- en einduur, de ondertekende aanwezigheidslijst met vermelding van de aandelen, de namen van de voorzitter en de secretaris, de genomen beslissingen,… en na de vergadering onmiddellijk worden uitgeprint ter ondertekening. De laatste stap van de ondertekening wordt dikwijls vergeten, maar is nochtans begrijpelijkerwijze cruciaal.

Maak zeker komaf met halfslachtige notulen, die pas op kantoor worden vervolledigd en soms weken later pas (onvolledig) worden ondertekend. Dit is immers niet geldig, en kan aldus eenvoudig worden betwist.

Draag er tot slot zorg voor dat de notulen binnen de 30 dagen na de algemene vergadering aan de mede-eigenaars wordt bezorgd.

Besluit

De syndicus dient de nodige zorg te besteden aan de redactie van zijn notulen. Hij zal daarbij niet enkel zorgen voor een conformiteit aan de wettelijke bepalingen, maar daarboven ook een algehele zorgvuldigheid aan de dag leggen om betwistingen over inhoud of vorm te vermijden.

Meer over vastgoed- en goederenrecht

Met cookies werkt deze website vlot en kunnen we u inhoud op maat tonen. Als u verder surft of op "Ja, ik accepteer cookies" klikt, dan aanvaardt u deze cookies. Meer informatie