nl

Het betalingsmechanisme bij overheidsopdrachten geoptimaliseerd

Publicatiedatum: 05/11/14
Het betalingsmechanisme bij overheidsopdrachten geoptimaliseerd

Nog geen jaar na de inwerkingtreding van de meest ingrijpende wijziging van de overheidsopdrachtenreglementering in het laatste decennium, wordt de burger opnieuw geconfronteerd met een reeks aanmerkelijke wijzigingen. Deze wijzigingen hebben betrekking op de fase van de uitvoering van de overheidsopdrachten en de concessie van openbare werken. In deze bijdrage worden de recente aanpassingen aangaande het betalingsmechanisme binnen het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, onder de loep genomen. Deze nieuwe bepalingen zijn van toepassing op opdrachten waarvan de “verzending van de bekendmaking van de opdracht" na 8 juni 2014 valt.
Opgelet: het is dus niet de datum van bekendmaking van de opdracht zelf die doorslaggevend is.

Het betalingsmechanisme bij de uitvoeringsopdrachten wordt gekenmerkt door twee handelingen voor de aanbestedende dienst. Zodra de aanbestedende dienst de schuldvordering van de opdrachtnemer heeft ontvangen, beschikt de eerste over een verificatietermijn van 30 dagen. Binnen deze verificatietermijn is het aan de aanbestedende dienst om de vorderingen te controleren en facturatieopdracht te geven. Eens de factuur ontvangen, voorziet de regelgeving opnieuw in een termijn van 30 dagen om de factuur te betalen ( “betalingstermijn").

Aan dit betalingsmechanisme werden recent enkele wijzigingen aangebracht, een overzicht:

1 Wijzigingen aan alle opdrachten gelijk

De regering heeft in de eerste plaats twee verduidelijkingen aan de vigerende regelgeving aangebracht. Een eerste verduidelijking geldt voor de drempelbedragen inzake de raming, en meer bepaald de zinsnede “tussen 8.500 en 30.000 euro" of “tussen 17.000 en 30.000 euro" voor opdrachten in de bijzondere sectoren: water, energie, vervoer en postdiensten, zijnde de kleine opdrachten waarvoor de algemene uitvoeringsregels slechts gedeeltelijk van toepassing op zijn. Voor alle duidelijkheid gaat het om opdrachten met een raming die “hoger is" dan 8.500 of 17.000 euro, maar “lager is of gelijk aan" 30.000 euro. Ter herinnering, de algemene uitvoeringsregels zijn niet van toepassing op opdrachten die de het bedrag van 8.500 of 17.000 euro “niet overschrijden" (lees: tot 8.499,99 of 16.999,99 euro).

Ten tweede worden de termen “aangetekende brief" en “aangetekend schrijven" integraal vervangen door de allesomvattende term “aangetekende zending". Aangezien deze term zowel slaat op de papieren als op de elektronische verzending is de gelijkschakeling van de elektronische formulieren en hun bijlagen, met de actuele papieren formulieren en hun bijlagen, (eindelijk) een feit.

Inhoudelijk werden volgende wijzigingen aangebracht:

De betalings- of verificatietermijn kan uitzonderlijk worden verlengd in geval van bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht. Deze verlenging dient op straffe van nietigheid uitdrukkelijk gemotiveerd worden in het bestek. Immers, in de regel mogen de opdrachtdocumenten niet afwijken van de betalings- en verificatietermijnen zoals voorzien in voornoemd Koninklijk Besluit houdende de algemene uitvoeringsregels. Bijgevolg wordt de verlenging van de verificatietermijn aan dezelfde voorwaarden gekoppeld als de uitzonderlijke mogelijkheid tot het verlengen van de betalingstermijn. In de parlementaire voorbereidingen worden volgende voorbeeld gegeven: de bijzonder ingewikkelde opdrachten zoals het bouwen van een waterzuiveringsstation of de ontwikkeling van een ICT-systeem.

Een andere toegelaten afwijking inzake betalings- en verificatietermijn betreft de opdrachtwijzigingen bij opdrachten voor leveringen en opdrachtwijzigingen voor diensten, dit in navolging van de reeds toegelaten afwijking hieromtrent voor opdrachtwijzigingen voor werken.

Voor alle opdrachten geldt dat de betalingstermijn vanaf 9 juni 2014 aanvangt vanaf de datum van werkelijke beëindiging van de verificatie, en niet meer vanaf de datum van het verstrijken van de verificatietermijn. Als de datum van de verificatie plaatsvindt op de 10e dag van de verificatietermijn van 30 dagen, dan zal de betalingstermijn een aanvang nemen op de 11e dag. Uiteraard op voorwaarde dat de aanbestedende dienst op die datum daadwerkelijk beschikt over de regelmatig opgemaakte factuur en alle andere vereiste documenten.

Tot voor kort gold dat de aanbestedende overheid een vergoeding/vertragingsboete, van 0,01 % of 0,07 % van de bedragen waarvan de betaling afhankelijk was van de voorlopige oplevering en in het totaal maximum 5% of 7,5% van die bedragen, verschuldigd was wanneer de voorlopige oplevering niet tijdig kon doorgaan. Deze vergoeding/vertragingsboete werd afgeschaft voor alle opdrachten.

In het verleden stonden er reeds sancties op het overschrijden van de betalingstermijn, maar nog niet op het overschrijden van de verificatietermijn. Om mogelijks onbehoorlijk handelen van de aanbestedende overheid te voorkomen geldt het artikel dat bij een overschrijding van de verificatietermijn, de betalingstermijn wordt verminderd met het aantal dagen overschrijding van de verificatietermijn. Dat betekent ook dat de interest wegens laattijdige betaling en de vergoeding voor invorderingskosten vanaf 9 juni 2014 verschuldigd zijn in volgende gevallen: bij overschrijding van de betalingstermijn en bij overschrijding van de globale termijn (verificatietermijn en betalingstermijn samen) ook al werd de eigenlijke betalingstermijn misschien wel gerespecteerd, maar de verificatietermijn niet.

Ten slotte zijn er bij overschrijding van de betalingstermijnen, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, nog steeds interesten verschuldigd in verhouding tot het aantal dagen overschrijding. Echter deze interesten worden dus altijd berekend op de bedragen zonder BTW.

2 Wijzigingen aan (promotie-)opdrachten voor werken en concessie voor openbare werken

Ten eerste heeft de regering uitdrukkelijk bevestigd dat verificatie bij werken steeds verplicht is, tenzij de opdrachtdocumenten uitdrukkelijk het tegendeel bepalen.

Ten tweede wordt de betalingstermijn voor de aanbestedende geschorst/verlengd wanneer de opdrachtnemer de termijn voor het indienen van de factuur of voor het bezorgen van de vereiste documenten in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de fiscale en sociale schulden, overschrijdt. Deze schorsing/verlenging duurt even lang als voormelde overschrijding. Immers, tijdens de verificatie maakt de aanbestedende overheid een proces-verbaal op waarin zij de werken oplijst die voor betaling aanvaard zijn, met het verschuldigde bedrag. Zij stelt de aannemer van de werken daarvan schriftelijk in kennis en verzoekt hem om binnen de 5 dagen een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag. Als de aannemer die termijn van 5 dagen overschrijdt, zal de betalingstermijn geschorst worden – in de praktijk dus verlengd worden – met het aantal dagen dat de termijn van 5 dagen overschreden werd.

De nieuwe regels inzake de verificatie- en betalingstermijnen zijn ook van toepassing op concessies voor openbare werken.De verificatie- en betalingstermijnen die van toepassing zijn op de opdrachten voor werken, gelden nu ook voor de promotieopdrachten voor werken. Het aanvangspunt hier betreft de datum van ontvangst van de schuldvordering, waar dit vroeger de datum van het proces-verbaal van voorlopige oplevering betrof.

Nieuw is ook dat de aanbestedende overheid het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de terbeschikkingstelling van een bouwwerk in het kader van een promotieopdracht van werken dezelfde dag aangetekend moet versturen naar de promotor. Die bijkomende aanvulling was nodig om een duidelijk overlapping te hebben voor de start van de betalingsprocedure.

De promotor is nu verplicht, binnen de 15 dagen na ontvangst van dit proces-verbaal, een schuldvordering in te dienen met het oog op de eerste betaling van de annuïteiten, de huurprijs, en de vergoedingen voor opstal of erfpachtrente. In geval van een promotieopdracht van werken met aankoopoptie, dient de promotor eveneens een schuldvordering in te dienen voor de laatste betaling van de annuïteiten, de huurprijs, de vergoedingen voor opstel of de erfpachtrente, en de restkoopwaarde. Zoals reeds eerder gesteld zijn de verificatie- en betalingstermijnen van toepassing op werken ook geldig voor de promotieopdrachten voor werken.

3 Wijzigingen bij leveringen en diensten

De regeling inzake de schorsing/verlenging van de betalingstermijn bij opdrachten voor leveringen en diensten is mutatis mutandis gelijk aan deze voor opdrachten van werk.

Besluit

De overheidsopdrachtenreglementering werd vorig jaar substantieel gewijzigd en recent geoptimaliseerd inzake het betalingsmechanisme. Het gewijzigde betalingsmechanisme, dient de opdrachtnemer meer rechtszekerheid te bieden, zeker door het verdwijnen van een aantal boetes/sancties. Betalings- en verificatietermijnen worden in de regel ook niet meer verlengd, tenzij uitdrukkelijk in het bestek vermeld of indien objectief te verantwoorden door de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht. Anderzijds wordt van het aanbestedende overheid extra waakzaamheid en zorgvuldigheid gevraagd. Eindelijk wordt het pad geëffend voor de gelijkschakeling tussen elektronische en papieren procedures, zodat de overheidsreglementering (eindelijk) vereenvoudigd wordt.

Rechtsdomeinen

Met cookies werkt deze website vlot en kunnen we u inhoud op maat tonen. Als u verder surft of op "Ja, ik accepteer cookies" klikt, dan aanvaardt u deze cookies. Meer informatie