nl

De syndicus: noodgedwongen professioneel?

Publicatiedatum: 11/12/13

Bent u occasioneel syndicus? Of beheert u of uw vennootschap op professionele basis een groep appartementsgebouwen? Dan heeft u er alle belang bij op de hoogte te zijn van de talrijke wetswijzigingen die met ingang van 1 september 2010 uw activiteiten als syndicus op verplichtende wijze beheersen. Deze bijdrage is erop gericht u wegwijs te maken in de belangrijkste aspecten van deze nieuwe regelgeving.

Een opvallende verandering van de nieuwe wet en tegelijk de rode draad in de doorgevoerde wijzigingen - is de verhoogde transparantie van de rechtsverhouding tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars.

1

Teneinde over deze rechtsverhouding zoveel mogelijk betwistingen uit te sluiten, is de syndicus vooreerst verplicht om met de vereniging een schriftelijke overeenkomst af te sluiten. Is deze overeenkomst niet schriftelijk, dan riskeert de syndicus een vordering vanwege de vereniging van mede-eigenaars tot nietigheid van de overeenkomst. Het laten opstellen van een goede overeenkomst is aldus onontbeerlijk!

2

Daarenboven krijgt de syndicus beduidend meer verplichtingen op het vlak van zijn financieel beheer.

De syndicus die tot op heden een eigengereide stijl hanteerde bij het voeren van zijn boekhouding wordt nu door de wetgever een stuk meer in het gareel gehouden. De boekhouding dient sinds de nieuwe wet immers op duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze te worden opgemaakt

De syndicus is onder andere verplicht afzonderlijke rekeningen aan te houden voor het werkkapitaal en het reservekapitaal. Deze rekeningen dienen op naam van de vereniging te staan. Rubriekrekeningen op naam van de syndicus zijn aldus verleden tijd.

De boekhoudkundige en organisatorische kwaliteiten van de syndicus worden echter nog meer op de proef gesteld, nu de nieuwe wet tevens voorziet in een verplichting voor de syndicus om jaarlijks een begrotingsraming op te stellen. Deze raming omvat een berekening van de lopende uitgaven van het onderhoud, de werking en het beheer van de gemeenschappelijke delen alsook een schatting van de buitengewone te verwachten kosten. Een heel karwei indien de syndicus zichzelf niet regelmatig ertoe verplicht structuur in zijn boekhouding te brengen...

De nieuwe wet maakt betreffende het aantal en de aard van de financiële verplichtingen gelukkig wel een onderscheid al naargelang de grootte van de vereniging. De syndicus dient alleszins over zijn boekhouding jaarlijks rekenschap af te leggen aan de commissaris van de rekeningen, daartoe speciaal aangesteld door de algemene vergadering.

3

De syndicus krijgt niet alleen bijkomende financiële verplichtingen doch zal — ongetwijfeld tot zijn grote vreugde - met de inwerkingtreding van de nieuwe wet ook vaststellen dat zijn administratieve taken vermeerderen.

Hij zal immers bijkomend gehouden zijn om een aansprakelijkheidsverzekering voor zijn opdracht aan te gaan, de notulen van de algemene vergadering op te stellen en te beheren, het postinterventiedossier te bewaren, aan de algemene vergadering een evaluatierapport voor te leggen betreffende overeenkomsten van regelmatige leveringen alsook om de lijst met persoonsgegevens van de leden van de algemene vergadering regelmatig te actualiseren.

Tenslotte dient hij voorafgaandelijk bij de algemene vergadering aan te kloppen indien hij namens de vereniging overeenkomsten wil sluiten met bepaalde eigen familieleden, aangestelden of verbonden ondernemingen.

4

Ook betreffende de aanvang en het einde van het mandaat van de syndicus is één en ander gewijzigd.

Bij aanvang van zijn mandaat is de syndicus gehouden om een uittreksel van zijn aanstelling binnen 8 dagen na ontvangst van zijn opdracht aan te plakken aan de ingang van de zetel van de vereniging. Belangrijk is dat dit uittreksel uitdrukkelijk het ondernemingsnummer dient te vermelden van de syndicus indien het een vennootschap betreft.

Deze wijziging kadert in een zeer belangrijke nieuwe verplichting voor de vereniging zelf, met name dient deze op al haar uitgaande documenten haar ondernemingsnummer te vermelden. Voorheen had de vereniging geen rechtspersoonlijkheid en dus geen ondernemingsnummer, nu is zij hiertoe verplicht.

In tegenstelling tot vroeger beloopt het mandaat van een syndicus nu nog slechts 3 jaar in plaats van 5 jaar. De fanatieke syndicus en de tevreden vereniging blijven na de toepassing van de nieuwe wet echter niet in de kou staan: een verlenging van dit mandaat is wel degelijk mogelijk, doch deze verlenging is enkel geldig indien ze uitdrukkelijk geschiedt. Stilzwijgend of uit gewoonte de overeenkomst verder uitvoeren is dus niet rechtsgeldig, zelfs indien dit contractueel zo bepaald is.

Bij het einde van zijn mandaat zal de syndicus — hopelijk met gepaste trots - zijn zorgvuldig en perfect geordend administratief-financieel dossier dienen over te dragen aan zijn opvolger of aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering.

5

De syndicus is nog steeds bevoegd om de vereniging in rechte te vertegenwoordigen, als eiser of verweerder.

Het principe dat hij dit niet kan zonder voorafgaandelijk mandaat van de algemene vergadering blijft behouden. Nieuw is echter dat de syndicus nu gemachtigd is om iedere dringende vordering of iedere vordering tot bewaring van rechten met betrekking tot de gemene delen onmiddellijk in te stellen, op voorwaarde dat deze actie zo spoedig mogelijk bekrachtigd wordt door de algemene vergadering.

6

Een laatste grote vernieuwing voor de syndicus bestaat in zijn verplichting om de statuten van de vereniging —omvattende de basisakte, het reglement van mede-eigendom en het huishoudelijk reglement — te laten aanpassen aan de vereisten die de nieuwe wet stelt aan deze statuten.

Een bespreking van deze vereisten gaat het kader van deze beknopte bijdrage te buiten, doch het is belangrijk dat de syndicus zich terdege informeert over de draagwijdte van deze verplichting. Hij is immers persoonlijk gehouden om deze gewijzigde statuten uiterlijk op 1 september 2011 ter goedkeuring aan de algemene vergadering voor te leggen (ongeacht daadwerkelijke goedkeuring).

Na deze datum zullen de statuten die niet wetsconform zijn, geacht worden niet te bestaan;

Op basis van het bovenstaande hoeft het geen betoog dat de syndicus gevoelig meer verplichtingen naar zich toe geschoven krijgt dan voorheen. Niet enkel de professionele syndicus dient zich te heroriënteren, doch zeker ook de occasionele syndicus staat voor een belangrijke uitdaging in deze toenemende professionalisering.
Voor allen geldt echter hetzelfde: een goed geïnformeerde syndicus is er twee waard!

Verdere vragen? Contacteer ons.

Meer over vastgoed- en goederenrecht

Met cookies werkt deze website vlot en kunnen we u inhoud op maat tonen. Als u verder surft of op "Ja, ik accepteer cookies" klikt, dan aanvaardt u deze cookies. Meer informatie